Virtual Account per ottimizzare la gestione degli stipendi: il caso Micso

Negli ultimi anni, la digitalizzazione ha trasformato radicalmente la gestione finanziaria aziendale. Oggi, il ruolo del Finance manager è in evoluzione e così le soluzioni a supporto delle sue funzioni: gestire flussi di cassa sempre più complessi e assicurare controllo, integrità  e compliance è strategico. In questo contesto, strumenti digitali avanzati sono centrali per rendere i processi finanziari più efficienti e strutturati.

I Virtual Account sono conti virtuali collegati a un conto corrente reale, ciascuno dotato di un IBAN dedicato. Questa configurazione consente di segmentare virtualmente i flussi in entrata e in uscita — ad esempio per business unit, progetto o tipologia di pagamento — senza la necessità di aprire conti correnti reali aggiuntivi.
Si tratta di un’evoluzione che risponde all’esigenza, sempre più sentita dalle aziende, di centralizzare la gestione della liquidità e automatizzare il controllo dei flussi.

Attraverso l’’integrazione dei Virtual Account in una piattaforma dedicata, i clienti possono gestire in autonoma gli IBAN virtuali, creandone nuovi e dismettendo quelli non più necessari, profilare gli accessi e la visibilità delle informazioni.

L’efficienza di questa tecnologia è particolarmente evidente nella gestione degli stipendi, ambito in cui la riservatezza dei dati, la correttezza dei flussi e la separazione delle informazioni rappresentano priorità assolute.

In questo articolo esploriamo come Micso, azienda ICT italiana, abbia implementato la soluzione di Virtual Account Management (VAM) di Intesa Sanpaolo per garantire separazione dei dati, privacy e controllo nei processi di pagamento delle retribuzioni.

GESTIONE DEGLI STIPENDI: COME GARANTIRE RISERVATEZZA, CONTROLLO E COMPLIANCE 
 

La gestione degli stipendi è uno dei processi più sensibili dell’area Finance e delle funzioni aziendali dedicate ai pagamenti. Ogni fase — dall’elaborazione dei cedolini all’autorizzazione dei pagamenti — coinvolge dati personali e finanziari riservati, spesso trattati da soggetti interni ed esterni all’azienda.
In questo contesto, le aziende si trovano a dover garantire due obiettivi fondamentali: tutelare la privacy dei dipendenti e ridurre i rischi legati alla divulgazione non autorizzata delle informazioni.

L’utilizzo dei Virtual Account dedicati al payroll può essere gestito con aree di accesso dedicate e virtuali nelle quali le operazioni di pagamento degli stipendi vengono gestite in modo completamente separato dal conto corrente reale.

Questo approccio offre inoltre una serie di vantaggi fondamentali per la gestione degli stipendi. In primo luogo, garantisce privacy, poiché solo le figure autorizzate accedono ai dati sensibili benché riconducibili ad un unico rapporto di conto; la struttura a più livelli segrega i flussi finanziari e le informazioni sensibili in funzione dei profili utente, mentre l’integrazione con i sistemi gestionali automatizza le riconciliazioni e semplifica i controlli.

L’impiego dei conti virtuali nella gestione degli stipendi, quindi, non solo può rafforzare la protezione dei dati, ma rappresenta un passo avanti verso una gestione finanziaria più moderna, basata su logiche di automazione e governance finanziaria.

MICSO: UN CASO CONCRETO DI INNOVAZIONE OPERATIVA
 

Micso Srl, è un’azienda italiana, con sede a Pescara, che opera nel settore dell’Information Technology e delle telecomunicazioni. Da oltre quarant’anni fornisce servizi di connettività, data center e soluzioni ICT a clienti pubblici e privati.
La struttura del gruppo, articolata e in continua crescita, ha reso negli anni sempre più complessa la gestione dei flussi finanziari, in particolare per quanto riguarda i pagamenti degli stipendi, affidati a una società di consulenza esterna.

In questo processo, il flusso retributivo veniva tramesso per l’elaborazione alla società di consulenza esterna e successivamente caricato per l’autorizzazione da parte del personale amministrativo di Micso sul portale Inbiz. Pur essendo un processo consolidato, questo modello non garantiva una piena segregazione delle informazioni sensibili, esponendo i dati a potenziali rischi di visibilità non desiderata.
Micso aveva quindi l’esigenza di:

• Limitare la visibilità dei dati retributivi da parte del personale amministrativo interno;
• Schermare le informazioni bancarie e le movimentazioni del conto corrente reale nei confronti della società di consulenza esterna;
• Ridurre i rischi di accesso o divulgazione accidentale di dati sensibili, introducendo logiche di segregazione.

La sfida consisteva nel creare “aree di accesso differenziate e controllate, per consentire a ciascun utente di operare solo sulle informazioni strettamente necessarie al proprio ruolo.

LA SOLUZIONE PER LA GESTIONE OTTIMIZZATA DEGLI STIPENDI: IL CASO MICSO 
 

Per rispondere a queste esigenze, Micso ha scelto di adottare, in collaborazione con Intesa Sanpaolo, un sistema avanzato di Virtual Account Management (VAM) integrato nel portale Inbiz.
Il sistema, dedicato esclusivamente alla gestione ottimizzata degli stipendi, prevede la creazione di conti virtuali collegati a un conto corrente reale, ciascuno con un IBAN specifico.

I Virtual Account risultano accessibili solo agli utenti autorizzati:

• la società di consulenza esterna può caricare i flussi senza accedere al conto corrente reale dell’azienda;
• il personale amministrativo interno visualizza soltanto le movimentazioni del conto virtuale, senza conoscere i rapporti bancari principali.

In questo modo, le operazioni possono essere tracciate, gestite e autorizzate in modo indipendente, mantenendo al contempo una visione unificata della liquidità e garantendo così la privacy dei dati sensibili.

I VANTAGGI CHIAVE PER MICSO NELLA GESTIONE DEGLI STIPENDI CON I VIRTUAL ACCOUNT
 

L’introduzione dei Virtual Account ha portato a un miglioramento della qualità dei processi e della segregazione dei dati, con benefici misurabili in termini di governance e controllo.

• Maggiore tutela della privacy
  La separazione digitale dei conti ha garantito la riservatezza dei dati retributivi, impedendo la visibilità dei flussi da parte di figure non autorizzate.
• Controllo e tracciabilità
  Ogni operazione è registrata e monitorabile, favorendo la trasparenza e la verifica interna dei processi.
• Scalabilità e replicabilità del modello
  L’esperienza positiva ha spinto Micso a valutare l’estensione della soluzione anche alle altre società del gruppo, per uniformare e standardizzare la gestione degli stipendi a livello consolidato.

La testimonianza di Micso evidenzia come la digitalizzazione dei processi di pagamento non sia solo un tema tecnologico, ma anche culturale: un passaggio verso una gestione più consapevole e strutturata, dove controllo dei dati sensibili e governance diventano leve di valore.

VERSO UNA GESTIONE DEGLI STIPENDI PIÙ INNOVATIVA E CONSAPEVOLE
 

Il caso Micso mostra come le soluzioni di Virtual Account possano trasformare un’esigenza di riservatezza in un’occasione di miglioramento organizzativo.
L’adozione di strumenti digitali per la segregazione dei flussi non solo riduce i rischi, ma aumenta la capacità dell’impresa di governare in modo proattivo la propria liquidità.

In un contesto in cui le aziende devono conciliare efficienza operativa, protezione dei dati e compliance normativa, il Virtual Account Management si conferma una leva efficace per innovare il payroll e costruire un modello di gestione orientato al futuro.

L’esperienza di Micso e il ruolo di Intesa Sanpaolo dimostrano come l’innovazione, quando integrata in modo strategico, possa rafforzare la governance e creare valore duraturo all’interno dell’organizzazione.

Nel processo di transizione al digitale, i Virtual Account non sono semplicemente uno strumento operativo, ma un vero e proprio abilitatore di governance finanziaria, capace di unire controllo e visione strategica.

Tutto il materiale pubblicato o comunque presente sul sito - compresi i marchi, i loghi, i nomi a dominio, le immagini, i filmati, i comunicati, gli articoli e i documenti in genere ivi riprodotti, nonché il software applicativo, i codici e i formats scripts utilizzati per l'implementazione del sito - è di proprietà di Intesa Sanpaolo, di società del Gruppo Intesa Sanpaolo o di società con cui Intesa Sanpaolo ha stipulato accordi commerciali ed è protetto dalle norme sul diritto d'autore e sui segni distintivi. Tutti i diritti sono riservati. Pertanto, senza il preventivo consenso formale del proprietario, il suddetto materiale non può essere copiato, scaricato, riprodotto, utilizzato su altri siti Internet, modificato, trasferito, distribuito o comunicato a terzi se non per uso esclusivamente personale, restando in ogni caso vietato ogni utilizzo commerciale.